Du bist Ferienwohnungsbesitzer und sehnst dich nach weniger Arbeit und mehr Zeit für dich? Die Kurzzeitvermietung bietet viele Chancen, kann aber auch stressig werden: ständige Anfragen, Check-ins und Check-outs und natürlich die Reinigung – das kann ganz schön Zeit und Energie fressen. Aber keine Sorge, es gibt Lösungen! In diesem Artikel zeige ich dir, wie du deine Ferienwohnung praktisch „auf Autopilot“ stellen kannst. Mit den richtigen Tools und Strategien lässt sich die Kurzzeitvermietung so automatisieren, dass du kaum noch eingreifen musst. Vom ersten Kontakt mit dem Gast über den Zugang zur Wohnung bis hin zur Reinigung – hier erfährst du alles!
1. Anfragen und Buchungen vollautomatisch abwickeln
Starten wir mit dem ersten Schritt: der Anfrage und Buchung. Die meisten Ferienwohnungsbesitzer haben ihre Wohnung auf Plattformen wie Airbnb, Booking.com oder FeWo-direkt gelistet. Die meisten dieser Portale bieten bereits automatisierte Funktionen für Nachrichten, Buchungsbestätigungen und Kalendersynchronisation – ideal, um den Anfang zu erleichtern.
Tools für automatisierte Buchungen
• Channel Manager: Damit werden alle Buchungen auf allen Plattformen synchronisiert, sodass Doppelbuchungen vermieden werden. Beliebte Anbieter sind z. B. Smoobu, Lodgify oder Beds24. Diese Tools ermöglichen dir, Buchungen, Kalender und Nachrichten zentral zu verwalten.
• Automatisierte Nachrichten: Die meisten Channel Manager und Buchungsportale bieten automatische Nachrichtenvorlagen an, z. B. eine Begrüßungsnachricht oder Infos zum Check-in. Du kannst das Ganze für deinen Stil anpassen und musst dich um die Kommunikation kaum noch kümmern.
2. Digitaler Check-in mit schlüssellosem Zugang
Jetzt wird’s spannend: Der Gast muss in die Wohnung kommen – und zwar ohne, dass du vor Ort sein musst. Das klappt wunderbar mit einem schlüssellosen Zugangssystem. So sparst du dir und deinen Gästen den Stress mit der Schlüsselübergabe, und sie können jederzeit flexibel einchecken.
Smart Locks und schlüssellose Zugangssysteme
• Smart Locks: Digitale Türschlösser wie Nuki, August oder Yale ermöglichen den Zugang per Smartphone oder Zahlencode. Du kannst für jeden Gast einen eigenen Code generieren, der nach dem Aufenthalt automatisch verfällt.
• Schlüsseltresor mit Zahlencode: Falls Smart Locks dir zu technisch erscheinen, ist ein einfacher Schlüsseltresor ebenfalls eine gute Lösung. Du hinterlegst den Schlüssel im Tresor und teilst den Code vor der Anreise mit. Wichtig ist nur, dass der Tresor gut gesichert und wetterfest ist.
Vorteile schlüsselloser Systeme
• Gäste sind unabhängig und können flexibel anreisen.
• Weniger direkte Kontaktpunkte, was besonders bei der Vermietung an vielen verschiedenen Gästen hygienisch und sicher ist.
• Diebstahlschutz: Jeder Code ist einzigartig und verfällt nach der Abreise.
3. Automatische Rechnungen und Zahlungen
Das Finanzielle will ebenfalls geregelt sein. Klar, die meisten Buchungsportale wickeln die Zahlungen automatisch ab, aber was, wenn du auch direkt über eine eigene Webseite buchbare Termine anbietest? Hier helfen dir verschiedene Zahlungstools und Rechnungsprogramme.
Tools für Rechnungen und Zahlungen
• Online-Zahlungsanbieter: Tools wie Stripe oder PayPal bieten dir die Möglichkeit, Zahlungen schnell und sicher zu empfangen, auch für Direktbuchungen.
• Rechnungs-Tools: Tools wie Debitoor, Lexoffice oder FastBill erstellen automatisch eine Rechnung für jede Buchung. Das sorgt für Transparenz und ist besonders praktisch für die Steuererklärung.
4. Reinigung organisieren und planen – ganz ohne Stress
Jeder Gast freut sich über eine saubere Unterkunft – und du möchtest auch, dass deine Wohnung in bestem Zustand ist. Eine regelmäßige, zuverlässige Reinigung ist daher ein Muss. Doch wer hat schon Lust, nach jedem Gast selbst zu putzen? Hier kommt wieder die Automatisierung ins Spiel!
Dienstleister finden und die Reinigung automatisieren
• Reinigungs-Apps: Plattformen wie Helpling oder Book A Tiger bieten lokale Reinigungsservices an. Über die App kannst du festlegen, wann die Reinigung stattfinden soll und wirst über abgeschlossene Reinigungen informiert.
• Reinigungstools für Ferienwohnungen: Manche Channel Manager, wie Smoobu, bieten sogar einen „Cleaning Service“-Modus an. Das bedeutet, dass nach jeder Buchung automatisch eine Reinigungsanfrage an deinen Dienstleister verschickt wird.
• Kalender mit Zugang für Dienstleister: Erstelle einen digitalen Kalender für deine Reinigungskraft, z. B. über Google Kalender. Hier kann sie direkt einsehen, wann die Wohnung frei wird und welche Arbeiten anstehen.
5. Gute Kommunikation trotz Automatisierung
Automatisierung ist super, aber trotzdem ist es wichtig, mit Gästen in Kontakt zu bleiben und ihre Fragen oder Anliegen ernst zu nehmen. Ein guter Mix aus automatisierten Nachrichten und persönlicher Kommunikation ist der Schlüssel für zufriedene Gäste und gute Bewertungen.
Tipps für die Kommunikation mit Gästen
• Automatische Check-in- und Check-out-Nachrichten: Diese Nachrichten helfen Gästen, sich zurechtzufinden, und geben dir das Gefühl, dass alles reibungslos läuft.
• Individuelle Nachfragen beantworten: Wenn Fragen aufkommen, antwortest du am besten selbst. Eine persönliche Nachricht zeigt, dass du dich kümmerst – und schafft Vertrauen.
• FAQ-Liste in der Wohnung: Eine digitale FAQ per QR-Code in der Wohnung oder eine kleine Broschüre vor Ort beantwortet die häufigsten Fragen zu WLAN, Müllentsorgung und Co. und spart dir Nachrichtenverkehr.
Fazit: Kurzzeitvermietung mit Leichtigkeit meistern
Die Automatisierung der Kurzzeitvermietung ist heute einfacher als je zuvor. Von der ersten Buchung bis zur Endreinigung – mit den richtigen Tools kannst du deine Prozesse komplett digitalisieren und hast so mehr Zeit für dich und weniger Stress. Teste verschiedene Systeme und finde den Mix, der zu dir und deinen Bedürfnissen passt. So wird die Ferienwohnung zur stressfreien Einnahmequelle und die Gäste freuen sich über eine reibungslose und flexible Abwicklung!
